Resultaten

Opdracht(gever) (ambtelijk)

  • Ondersteuning is naar tevredenheid van de manager en/of medewerkers geleverd
  • Een juiste afhandeling van acties door manager en/of medewerkers is bewaakt
  • Vergaderingen, afspraken, bijeenkomsten zijn georganiseerd volgens afspraak
  • Verslagen/notulen, actielijsten, rapportages en correspondentie voldoen aan normen en afspraken
  • Informatie is juist en tijdig verwerkt in geautomatiseerde- en (archief-)systemen
  • Telefoon, e-mail, post is correct en tijdig afgehandeld

Omgeving

  • Een netwerk binnen de eigen organisatie en extern met secretariaten is benut en onderhouden
  • Uitwisseling van informatie en actiepunten is tijdig en klantvriendelijk gerealiseerd

Bedrijfsvoering

  • Er is een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning
  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de geldende kaders, procedures en afspraken
  • Vertrouwelijkheid van informatie (personele en bedrijfsmatige) is geborgd

Vernieuwen en verbeteren

  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering/efficiency van de werkprocessen en resultaten

Gedragsindicatoren

Opdracht(gever) (Ambtelijk)

  • Vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure
  • Maakt heldere afspraken en komt deze na
  • Vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding
  • Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing
  • Handelt proactief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden
  • Maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken
  • Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten
  • Schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie

Omgeving

  • Is op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar
  • Is zich bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar

Bedrijfsvoering

  • Maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging
  • Communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerkers
  • Staat collega’s bij waar nodig
  • Geeft collega’s opbouwende feedback
  • Geeft vriendelijk doch helder de eigen (professionele) grenzen aan
  • Gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
  • Is niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen

Vernieuwen en verbeteren

  • Leert van eigen ervaringen en fouten
  • Maakt zich nieuwe kennis en inzichten snel eigen
  • Vraagt feedback op geleverde producten en diensten

Competenties

  • flexibiliteit
  • integriteit
  • klantgerichtheid
  • organisatiesensitiviteit
  • plannen en organiseren
  • samenwerken
  • voortgangscontrole
  • zelfontwikkeling

Kwaliteitenprofielen

Kwaliteitenprofielen vergelijken

Ervaring

  • Geen relevante werkervaring

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis
  • Secretariële opleiding
Overige kennis en vaardigheden
  • voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement
  • basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures
  • basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden
  • basiskennis van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)
  • voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal

Opleiding departementsspecifiek

P.M.

Competenties

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling

Competenties departementsspecifiek

P.M.

Of er sprake is van een vertrouwensfunctie moet per situatie en per functie separaat worden bepaald

Ervaring

  • Enige relevante werkervaring

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis
  • Secretariële opleiding
Overige kennis en vaardigheden
  • voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement
  • basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures
  • basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden
  • basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)
  • voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal

Opleiding departementsspecifiek

P.M.

Competenties

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling

Competenties departementsspecifiek

P.M.

Of er sprake is van een vertrouwensfunctie moet per situatie en per functie separaat worden bepaald

Ervaring

  • Ruime relevante werkervaring (administratief en secretarieel) en succesvol

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis
  • Secretariële opleiding
Overige kennis en vaardigheden
  • goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement
  • kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures
  • kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden
  • kennis van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)
  • goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • functioneel aansturen van managementondersteuners

Opleiding departementsspecifiek

P.M.

Competenties

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling

Competenties departementsspecifiek

P.M.

Of er sprake is van een vertrouwensfunctie moet per situatie en per functie separaat worden bepaald

Ervaring

  • Ruime relevante werkervaring administratief en secretarieel) en succesvol

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis
  • Secretariële opleiding
Overige kennis en vaardigheden
  • goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement
  • kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures
  • kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden
  • kennis van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)
  • goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • functioneel aansturen van managementondersteuners

Opleiding departementsspecifiek

P.M.

Competenties

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling

Competenties departementsspecifiek

P.M.

Of er sprake is van een vertrouwensfunctie moet per situatie en per functie separaat worden bepaald

Ervaring

Ruime relevante werkervaring (administratief en secretarieel en succesvol

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • HBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis
  • Secretariële opleiding
Overige kennis en vaardigheden
  • goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement
  • ruime kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures
  • ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden
  • ruime kennis van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • ruime kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • functioneel aansturen van managementondersteuners

Opleiding departementsspecifiek

P.M.

Competenties

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling

Competenties departementsspecifiek

P.M.

Of er sprake is van een vertrouwensfunctie moet per situatie en per functie separaat worden bepaald

Ervaring

Ruime relevante werkervaring (administratief en secretarieel) en succesvol

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • HBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis
  • Secretariële opleiding
Overige kennis en vaardigheden
  • goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement
  • ruime kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures
  • ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden
  • ruime kennis van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • ruime kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • functioneel aansturen van managementondersteuners

Opleiding departementsspecifiek

P.M.

Competenties

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling

Competenties departementsspecifiek

P.M.

Of er sprake is van een vertrouwensfunctie moet per situatie en per functie separaat worden bepaald

Functietyperingen

Functietyperingen vergelijken

Functietypering

22222 22222 22 22 (28)

Schaal 5

Algemene omschrijving

  • secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project
  • diverse reguliere en standaard (secretarieel administratieve) ondersteuning
  • beperkte mate van zelfstandigheid
  • aanleveren van gegevens en overzichten
  • contacten gericht op informatieverstrekking

Resultaten

secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • secretarieel (administratief) beheer op basis van duidelijke afspraken en richtlijnen
  • afhandeling reguliere en standaard vragen, verzoeken en gesprekken
  • inschatting belang en urgentie, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • informatieverstrekking van algemene en procedurele aard
  • verslaglegging verzorgd
  • uitwerking en opstellen routinematige stukken en verzorging standaard correspondentie op basis van duidelijke instructies
  • administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • ontvangst en te woord staan bezoekers
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers
  • aanleveren gegevens voor (management)overzichten

Speelruimte/kaders

  • interne secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • beoordeling op de voortgang en volledigheid van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • bij de werkzaamheden gelden voor het handelen duidelijke afspraken en concrete richtlijnen

Kennis en vaardigheden

  • kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • inzicht in de functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het aandachtsgebied
  • vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden
  • vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van eenduidige gegevens en eenvoudige overzichten
  • vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer

Contacten

  • de contacten kenmerken zich door het uitwisselen van gegevens en informatie
  • intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om informatie uit te wisselen

Functietypering

32232 23222 22 22 (31)

Schaal 6

Algemene omschrijving

  • secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project
  • (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen
  • redelijke mate van zelfstandigheid
  • fungeren als vraagbaak c.q. front-office
  • aanleveren van gegevens en overzichten en genereren van (management)informatie
  • contacten gericht op informatieverstrekking

Resultaten

secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten
  • afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
  • fungeren als vraagbaak c.q. front-office
  • inschatting belang en urgentie, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • informatieverstrekking van algemene en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen
  • verslaglegging en notulen verzorgd
  • uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
  • administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • ontvangst en te woord staan bezoekers
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers
  • genereren van (management)overzichten

Speelruimte/kaders

  • interne secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • beoordeling op de voortgang en volledigheid van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • bij de werkzaamheden worden keuzes gemaakt over wijze van uitvoering

Kennis en vaardigheden

  • kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • inzicht in functionele verhoudingen en relevante administratieve processen binnen de organisatie
  • vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden
  • vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van managementinformatie
  • vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer

Contacten

  • de contacten kenmerken zich door het uitwisselen van gegevens en informatie
  • intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen

Functietypering

32232 33223 333 (36)

Schaal 7

Algemene omschrijving

  • secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. ambtelijke leiding, management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project
  • (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek dynamische context
  • grote mate van senioriteit en zelfstandigheid
  • "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen
  • coördineren van complexe informatiestromen
  • samenstellen van managementinformatie
  • contacten gericht op afstemming van processen en procedures

Resultaten

secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • (coördinatie van) secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten
  • (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
  • coördinatie van complexe informatiestromen
  • fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving
  • inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen
  • verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
  • administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • ontvangst en te woord staan bezoekers
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers
  • samenstelling van (management)overzichten

Speelruimte/ Kaders

  • interne secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • beoordeling op de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • de werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten

Kennis en vaardigheden

kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften

  • algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processenkennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
  • vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties)
  • vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie
  • vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Contacten

  • de contacten kenmerken zich door het (als buffer) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten
  • intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen

Functietypering

32232 33233 33 33 (38)

Schaal 8

Algemene omschrijving

  • secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. ambtelijke leiding, management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project
  • (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige en complexe dynamische context
  • grote mate van senioriteit en zelfstandigheid
  • "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico
  • coördineren van complexe informatiestromen
  • samenstellen van managementinformatie
  • contacten gericht op afstemming van processen en procedures

Resultaten

secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • (coördinatie van) secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten
  • (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
  • coördinatie van complexe informatiestromen
  • fungeren als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving
  • inschatting politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen
  • verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
  • administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • ontvangst en te woord staan bezoekers
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers
  • samenstelling van (management)overzichten

Speelruimte/ kaders

  • (samenhangende) richtlijnen, procedures, processen en wet- en regelgeving
  • beoordeling op de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • de werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten

Kennis en vaardigheden

  • kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek gevoelige actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
  • vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen
  • vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie
  • vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Contacten

  • de contacten kenmerken zich door het (als buffer) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten
  • intern en extern over processen en procedures om af te stemmen en over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen

Functietypering

Ten aanzien van de schaalniveaus 9 en 10

De taakinhoud van de functies van secretaresse is op de schaalniveaus 8, 9 en 10 vergelijkbaar. Op basis van organisatorische ophanging is in het verleden besloten een schaal 9 en 10 toe te kennen aan respectievelijk staatssecretaris en minister. Ook voor de managementondersteuning van de secretaris-generaal en directeur-generaal is een schaal 9 mogelijk. Dit besluit is gebaseerd op een rapport van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: Onderzoek secretaressefuncties, van maart 1999. De functiebeschrijving en de daarbij behorende functiewaardering uit voornoemd rapport doet echter geen recht aan de functie zoals deze in de praktijk op de schaalniveaus 9 en 10 wordt uitgeoefend. Bovendien is naar de huidige inzichten de toenmalige functiewaardering incorrect. Wanneer op basis van Fuwasys op dit moment een inhoudelijk correcte weergave van de managementondersteuner op schaal 9 en 10 zou moeten worden beschreven, dan wijkt deze inhoud dusdanig af van de praktijk dat deze noch voor medewerker noch voor organisatie herkenbaar en toepasbaar is.

Schaal 9

Algemene omschrijving

  • secretariële ondersteuning ten behoeve van de Staatssecretaris
  • ook voor de managementondersteuning aan de Secretaris-Generaal en Directeur-Generaal is een schaal 9 mogelijk   
  • (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige en complexe dynamische context
  • grote mate van senioriteit en zelfstandigheid
  • "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico
  • coördineren van complexe informatiestromen
  • samenstellen van managementinformatie
  • contacten gericht op afstemming van processen en procedures

Resultaten

secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • (coördinatie van) secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten
  • (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
  • coördinatie van complexe informatiestromen
  • fungeren als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving
  • inschatting politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen
  • verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
  • administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers
  • samenstelling van (management)overzichten

Speelruimte/Kaders

  • (samenhangende) richtlijnen, procedures, processen en wet- en regelgeving
  • beoordeling op de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • de werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten

Kennis en vaardigheden

  • kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek gevoelige actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
  • vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen
  • vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie

Contacten

  • de contacten kenmerken zich door het (als buffer) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten
  • intern en extern over processen en procedures om af te stemmen en over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen

Functietypering

Ten aanzien van de schaalniveaus 9 en 10

De taakinhoud van de functies van secretaresse is op de schaalniveaus 8, 9 en 10 vergelijkbaar. Op basis van organisatorische ophanging is in het verleden besloten een schaal 9 en 10 toe te kennen aan respectievelijk staatssecretaris en minister. Ook voor de managementondersteuning van de secretaris-generaal en directeur-generaal is een schaal 9 mogelijk. Dit besluit is gebaseerd op een rapport van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: Onderzoek secretaressefuncties, van maart 1999. De functiebeschrijving en de daarbij behorende functiewaardering uit voornoemd rapport doet echter geen recht aan de functie zoals deze in de praktijk op de schaalniveaus 9 en 10 wordt uitgeoefend. Bovendien is naar de huidige inzichten de toenmalige functiewaardering incorrect. Wanneer op basis van Fuwasys op dit moment een inhoudelijk correcte weergave van de managementondersteuner op schaal 9 en 10 zou moeten worden beschreven, dan wijkt deze inhoud dusdanig af van de praktijk dat deze noch voor medewerker noch voor organisatie herkenbaar en toepasbaar is.

Schaal 10

Algemene omschrijving

  • secretariële ondersteuning ten behoeve van de Minister
  • (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige en complexe dynamische context
  • grote mate van senioriteit en zelfstandigheid
  • "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico
  • coördineren van complexe informatiestromen
  • samenstellen van managementinformatie
  • contacten gericht op afstemming van processen en procedures

Resultaten

secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • (coördinatie van) secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten
  • (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
  • coördinatie van complexe informatiestromen
  • fungeren als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving
  • inschatting politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen
  • verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
  • administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers
  • samenstelling van (management)overzichten

Speelruimte/ Kaders

  • (samenhangende) richtlijnen, procedures, processen en wet- en regelgeving
  • beoordeling op de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden
  • de werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten

Kennis en vaardigheden

  • kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek gevoelige actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
  • vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen
  • vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie

Contacten

  • de contacten kenmerken zich door het (als buffer) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten
  • intern en extern over processen en procedures om af te stemmen en over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen